หลักฐานการตรวจประเมิน

หลักฐานการตรวจประเมินสามารถได้จาก เอกสารสารสนเทศ หรือ อื่นๆที่เกี่ยวข้องกับ

ประเด็นปัจจัยที่สำคัญต่อ

• จุดมุ่งหมายขององค์กร
• ทิศทางกลยุทธ์
• การบรรลุผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้ต่อระบบการบริหารคุณภาพ
• แหล่งข้อมูลสำหรับประเด็นที่สำคัญสามารถรวมถึง
• สภาพแวดล้อมทางธุรกิจหรือสภาพที่เกี่ยวกับ การแข่งขัน การมีอยู่ของทรัพยากร หรือสิ่งใดก็ตามที่อาจทำให้องค์กรไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้ง
• สภาพสังคม การเมือง กฎหมาย
• ลักษณะและสภาพขององค์กร ไม่ว่าการจัดการโดยทั่วไป การสื่อสาร กระบวนการตัดสินใจ ซึ่งรวมถึง

o   ผังองค์กร , กลยุทธ์องค์กร

o   คำแถลงนโยบายทางธุรกิจ ขั้นตอนและกิจกรรมต่าง ๆ ทางธุรกิจ กระบวนการ เครื่องจักร เทคโนโลยี

o   เอกสารด้านบทบาทและความรับผิดชอบต่าง ๆ

o   มาตรฐาน แนวทางการปฏิบัติขององค์กร

o   ผลแนวโน้มจากการตรวจประเมินภายในและภายนอก

o   ข้อมูลสถานประกอบการโดยรวมถึงรายชื่อสาขาต่าง ๆ ธุรกิจ สำนักงานและสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ และแผนผังชั้น

o   การพึ่งพาต่าง ๆ ที่กิจกรรมทางธุรกิจดำเนินการในขอบเขต

o   กฏหมาย กฎระเบียบและสัญญาที่เกี่ยวข้อง

o   ข้อมูลสินทรัพย์ขั้นต้น

แนะนำ

ผู้ตรวจควรทำการพิสูจน์ว่าองค์กรสามารถอธิบาย ว่าอะไรคือ ประเด็นหรือไม่เป็นประเด็น (ในหมายเหตุ ใช้คำว่า คำนึงถึง องค์กรจึงอาจคำนึงถึงโดยไม่กำหนดเป็นผลลัพธ์ ออกมา)

ผู้ตรวจประเมินควรยืนยันว่า

•  ผู้บริหารระดับสูง มีความเข้าใจในปัจจัยที่อาจส่งผลถึง ไม่ว่าด้านบวกหรือลบต่อการจัดการองค์กรโดยรวม (เช่น แผนกลยุทธ์)
•  ทราบปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์องค์กรและที่ส่งผลต่อการบรรลุผลที่ต้องการจากระบบการบริหารจัดการ

ผู้ตรวจประเมินควรทำการยืนยันว่า ผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้ต่อระบบการบริหารคุณภาพนั้นครอบคลุมถึง ความสามารถในการให้สินค้าและบริการที่ตรงกับ ข้อกำหนดลูกค้าและข้อกฎหมายและข้อบังคับที่ประยุกต์ใช้อย่างสม่ำเสมอ , และการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าผ่านการประยุกต์ใช้ระบบอย่างมีประสิทธิผล, การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของระบบ และการประกันการสอดคล้องกับข้อกำหนดลูกค้าและข้อกฎหมายและข้อบังคับที่ประยุกต์ใช้  

ผู้ตรวจประเมินควรพิสูจน์ว่า ประเด็นปัญหารวมถึงหัวข้อที่สำคัญสำหรับองค์กร ปัญหาที่ต้องถกอภิปรายและปรึกษาหารือ หรือสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง และพิสูจน์ว่า”ความรู้นี้” ได้พยายามนำไปใช้ในการวางแผน ดำเนินการ และการปฏิบัติของระบบการจัดการ

TIP

ประเด็นการตรวจสอบของผู้ตรวจประเมิน

ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทำการพิจารณากำหนดปัจจัยภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับจุดมุ่งหมายขององค์กรอย่างครบถ้วนหรือไม่

ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทำการพิจารณากำหนดปัจจัยภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับทิศทางกลยุทธ์อย่างครบถ้วนหรือไม่

ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทำการพิจารณากำหนดปัจจัยภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับผลต่อความสามารถขององค์กรในการบรรลุผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้ต่อระบบการบริหารคุณภาพอย่างครบถ้วนหรือไม่

ตรวจสอบว่าปัจจัยภายนอกและภายในได้ถูกใช้สำหรับการพิจารณาความเสี่ยงเพื่อวางแผนระบบการบริหารคุณภาพหรือไม่

ตรวจสอบว่าปัจจัยภายนอกและภายในได้รับการสื่อสารให้กับส่วนงานที่เกี่ยวข้องในการจัดทำระบบการบริหารคุณภาพอย่างเพียงพอเหมาะสมหรือไม่

ตรวจสอบว่าองค์กรได้เฝ้าติดตามสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับประเด็นภายนอกและภายในอย่างเพียงพอเหมาะสมหรือไม่

ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทบทวนสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับประเด็นภายนอกและภายในอย่างเพียงพอเหมาะสมหรือไม่

วิธีการ

โดยการทำการสอบถาม พูดุคุย ปรึกษาหารือ กับผู้บริหารที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการกำหนดปัจจัยภายนอกและภายใน โดยให้อธิบายถึงสภาพแวดล้อมด้านการแข่งขัน ความท้าทาย และความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญและระบบการปรับปรุงผลการดำเนินการขององค์กร เพื่อประเมินว่าได้มีตระหนักรู้ และได้มีการพิจารณาและดำเนินการอย่างเหมาะสมหรือไม่จากสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับกับปัจจัยภายนอกและภายใน ที่มี

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าองค์กรอยู่ที่ลำดับใดในการแข่งขัน ให้อธิบายขนาดและการเติบโตขององค์กร เมื่อเปรียบเทียบกับองค์กรในอุตสาหกรรมหรือตลาดเดียวกัน รวมทั้งจำนวนและประเภทของคู่แข่ง

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าอะไรคือปัจจัยหลัก ที่กำหนดความสำเร็จขององค์กรเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่ง ปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงอะไรที่สำคัญ ซึ่งมีผลต่อสถานะการแข่งขันขององค์กร รวมถึงโอกาสสำหรับการสร้างนวัตกรรมและความร่วมมือ

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าแหล่งข้อมูลสำคัญที่มีอยู่สำหรับข้อมูลเชิงเปรียบเทียบและเชิงแข่งขันในอุตสาหกรรมเดียวกันมีอะไรบ้าง แหล่งข้อมูลสำคัญที่มีอยู่สำหรับข้อมูลเชิงเปรียบเทียบจากอุตสาหกรรมอื่นมีอะไรบ้าง และมีข้อจำกัดอะไรบ้างในการได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านี้ (ถ้ามี)

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าความท้าทาย และความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญ ด้านธุรกิจ ด้านการปฏิบัติการ และด้านทรัพยากรบุคคลขององค์กรคืออะไร

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าความท้าทายและความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญที่ส่งผลกระทบต่อความยั่งยืนขององค์กรมีอะไรบ้าง

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าส่วนประกอบสำคัญของระบบการปรับปรุงผลการดำเนินการ รวมทั้งกระบวนการประเมินผลและกระบวนการเรียนรู้จากสิ่งนี้คืออะไร

หลังจากพูดคุย และได้ข้อมูล ให้นำมาพิจารณาต่อไปว่า สิ่งเหล่านี้ได้รับการนำไปวางแผน จัดทำ นำระบบไปปฏิบัติและรวมถึงการปรับปรุงระบบ QMS หรือไม่

หมายเหตุ : ก่อนการตรวจประเมินให้ผู้ตรวจประเมินทำการศึกษาหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า เพื่อให้มีข้อมูลเพียงพอ เพื่อทำการพูดคุย ทำการตรวจทานความเพียงพอเหมาะสม ของการกำหนดปัจจัยภายนอกภายในได้  ข้อมูลที่จำต้องรู้ จำต้องมีก่อนการตรวจเช่น

• องค์กรมีผลิตภัณฑ์และบริการหลักอะไรบ้าง กลไกที่องค์กรใช้ในการส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการให้แก่ลูกค้าคืออะไร
• องค์กรมีวัฒนธรรมองค์กรอย่างไร จุดประสงค์ วิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมขององค์กรที่ได้ประกาศไว้คืออะไร
• ลักษณะโดยรวมของบุคลากรเป็นอย่างไร มีการจำแนกบุคลากรหรือพนักงานออกเป็นกลุ่มและประเภทอะไรบ้าง กลุ่มคนเหล่านี้มีความต้องการและความคาดหวังที่สำคัญอะไร มีการศึกษาระดับใด มีความหลากหลายของบุคลากรและภาระงานในองค์กรอย่างไร มีกลุ่มอะไรบ้างที่จัดตั้งให้ทำหน้าที่
• องค์กรมีอาคารสถานที่ เทคโนโลยี และอุปกรณ์ ที่สำคัญอะไรบ้าง
• องค์กรดำเนินการภายใต้สภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบข้อบังคับอะไรบ้าง กฎระเบียบข้อบังคับด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ข้อกำหนดเกี่ยวกับการรับรองระบบงาน การรับรอง หรือข้อกำหนดด้านการจดทะเบียน มาตรฐานอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง และกฎระเบียบข้อบังคับด้านสิ่งแวดล้อม การเงิน และผลิตภัณฑ์ ที่บังคับใช้กับองค์กรมีอะไรบ้าง• โครงสร้างองค์กร และระบบธรรมาภิบาลขององค์กรมีลักษณะอย่างไร ระบบการรายงานระหว่างคณะกรรมการกำกับดูแลองค์กร ผู้นำระดับสูง และองค์กรแม่มีลักษณะเช่นใด
• กลุ่มลูกค้าและกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่วนตลาดที่สำคัญขององค์กรมีอะไรบ้าง
• กลุ่มดังกล่าวมีความต้องการและความคาดหวังที่สำคัญต่อผลิตภัณฑ์ บริการ และการปฏิบัติการอะไร ความต้องการและความคาดหวังของกลุ่มลูกค้าและกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่วนตลาดที่สำคัญแต่ละกลุ่มมีความแตกต่างกันอย่างไร
• ประเภทของผู้ส่งมอบ คู่ค้า คู่ความร่วมมือ และผู้จัดจำหน่ายที่สำคัญที่สุดคือใคร มีบทบาทอะไรในระบบงาน กระบวนการผลิต การส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการที่สำคัญ มีบทบาทอะไรหรือไม่ในกระบวนการสร้างนวัตกรรมขององค์กร ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดของห่วงโซ่อุปทานขององค์กรคืออะไร
• ความสัมพันธ์ในเชิงคู่ค้าระหว่างองค์กรกับผู้ส่งมอบ และกับลูกค้าที่สำคัญเป็นอย่างไรกลไกการสื่อสารระหว่างกันคืออะไร
• ความต้องการของกลุ่มลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่วนตลาดอาจรวมถึงการส่งมอบที่ตรงเวลา ระดับของเสียต่ำ ความปลอดภัย การป้องกันภัย การให้ส่วนลด การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ การตอบสนองอย่างรวดเร็ว การบริการหลังการขาย พฤติกรรมที่แสดงถึงความรับผิดชอบต่อสังคม และการบริการชุมชน สำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรบางแห่ง ความต้องการอาจรวมถึงการลดต้นทุนการบริหารจัดการ การให้บริการตามบ้านความรวดเร็วของการตอบสนองในภาวะฉุกเฉิน และการใช้หลายภาษาในการให้บริการ
• ให้ท่านทำการศึกษาข้อมูล เอกสาร ต่างๆ เช่นหนังสือรายงานผลประกอบการประจำปี เวปไซด์  นโยบายบริษัทแม่ และ บันทึกปัญหาต่างๆทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรเช่น คำติชมบ่นของลูกค้าที่ผ่านมา ผลการตรวจวัดสมรรถนะ ปํญหาในการผลิต ปัญหาส่วน ข้อมูลจากเอกสารที่มีอยู่เพื่อหาปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับองค์กร ไม่ว่าด้านวัตถุดิบ ด้านการตอบสนองลูกค้า ด้านคู่แข่งขัน ด้านเทคโนโลยี ด้านจากกฎหมาย ด้านผู้ส่งมอบ ด้านการตลาดและการขาย ด้านการผลิต ด้านคลังสินค้า ด้านการจัดการสินค้าคงคลัง ด้านการขนส่ง ด้านระบบสารสนเทศ ด้านการจัดการองค์กร ด้านการบริหารงานบุคคล เป็นต้น