พิมพ์
หมวด: บทความทั่วไป

เพื่อให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล องค์กรจำต้องชี้บ่งและบริหารกิจกรรมที่เชื่อมโยงกันจำนวนมาก ซึ่งทำให้เอกสารระบบการบริหารงานอาจเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทั้งหมดขององค์กรหรือเกี่ยวข้องกับกิจกรรมบางส่วน ตัวอย่างเช่น ข้อกำหนดที่ระบุขึ้นอยู่กับลักษณะของผลิตภัณฑ์ กระบวนการ ข้อกำหนดตามสัญญากฎระเบียบที่บังคับใช้ หรือตัวองค์กรเอง

 

องค์กรสามารถเลือกวิธีในการจัดทำเอกสารระบบการบริหารงาน โดยแต่ละองค์กรควรจัดทำเอกสารจำนวนเท่าที่จำเป็นเพื่อแสดงให้เห็นการวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมอย่างมีประสิทธิผล รวมทั้งการปรับปรุงระบบการบริหารงานและกระบวนการอย่างต่อเนื่อง

การวางแผนระบบการจัดการเป็นส่วนหนึ่งของระบบการบริหารงาน เอกสารการวางแผนอาจรวมถึงการวางแผนการบริหารและการวางแผนการดำเนินงาน การจัดเตรียมการนำระบบการบริหารงานไปใช้เกี่ยวข้องกับการจัดองค์กรและการจัดทำกำหนดการและแนวทางการดำเนินการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด

เพื่อการรับรอง ข้อกำหนดและเนื้อหาของเอกสารระบบการบริหารงานต้องสอดคล้องกับมาตรฐานที่นำมาใช้ แนวทางที่ให้ไว้ในมาตรฐานนี้จะช่วยองค์กรในการจัดทำเอกสารระบบการบริหารงาน การจัดทำและคงไว้ซึ่งเอกสารที่จำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่าระบบการบริหารงานมีประสิทธิผลและถูกจัดทำให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะขององค์กร การจัดทำระบบเอกสารตามที่ระบุในมาตรฐานระบบการบริหารงาน จึงเป็นส่วนสำคัญจำเป็น

ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการทำให้มาตรฐานการปฏิบัติงานมีประสิทธิผล มีดังต่อไปนี้

วัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์พื้นฐานของมาตรฐานการปฏิบัติ (SOP - procedure, work manual, WI, etc) คือการกำจัดการใช้ดุลยพินิจส่วนตัวที่ไม่จำเป็น เพื่อให้วัตถุประสงค์ของกิจกรรมบรรลุสมตามเจตนา โดยกำหนด เกณฑ์ วิธีการ แนวทาง สำหรับการตัดสินใจกระทำหรือไม่กระทำต่างๆ ทุกแผนกทุกส่วนงาน ด้วยเหตุผลนี้ทุกภาคส่วนขององค์กรจะได้รับประโยชน์จากการมีมาตรฐานการปฏิบัติ
จุดมุ่งหมายและประโยชน์ของการมีเอกสารระบบการบริหารงานคุณภาพสำหรับองค์กรรวมถึง

doc

 

จากประโยชน์ดังกล่าว เห็นได้ชัดว่าจำต้องได้รับการสนับสนุนจากระดับสูงขององค์กร หากผู้รับผิดชอบในการจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงานมีอุปสรรคก็จะทำให้ประโยชน์ดังกล่าวไม่บรรลุ

ผู้รับผิดชอบการจัดทำเอกสารเป็นบุคคลที่ทำให้มาตรฐานการปฏิบัติงานมีประโยชน์กับองค์กร การขาดอำนาจขาดการร่วมมือย่อมสร้างปัญหาให้เกิดได้ จากการที่ผู้บริหารระดับสูงไม่สนับสนุน ผู้รับผิดชอบการจัดทำเอกสารอาจมีอุปสรรคจากหัวหน้าเขาเองและฝ่ายงานอื่นๆ


การกำจัดอุปสรรคนี้ เริ่มจากการสื่อสารประโยชน์ให้กับผู้จัดการทุกภาคส่วนในองค์กรให้ตระหนักในประโยชน์ของมาตรฐานการปฏิบัติงาน การล้มเหลวของทั้งผู้จัดทำเอกสารและผู้จัดการจากส่วนงานต่างๆจะส่งผลต่อวัตถุประสงค์ของการจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงานให้สำฤทธิผล ซึ่งการทำการเปลี่ยนความคิดกับองค์กรในเรื่องนี้อาจไม่ง่ายนัก ซึ่งเป็นจุดอ่อนอย่างยิ่งสำหรับการบริหารมาตรฐานการปฏิบัติงาน
การส่งเสริมให้มีการนำมาตรฐานการปฏิบัติงาน(SOP - procedure, work manual, WI, etc) ไปใช้ ตลอดจนชักนำให้พนักงานทั้งหมดเข้ามามีส่วนร่วมจึงเป็นส่วนสำคัญที่ต้องได้รับการส่งเสริมจากผู้บริหารระดับสูง
ซึ่งผู้บริหารระดับสูงและทีมงานบริหารควรกำหนด สิ่งที่องค์กรต้องการจากมาตรฐานการปฏิบัติงาน ก่อนเริ่มการจัดทำมาตรฐาน หรือปรับปรุงมาตรฐานใดๆ

doc2

 

ผู้รับผิดชอบในการจัดทำ

ความรู้ความสามารถของผู้จัดทำเอกสารมีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะต้องเกี่ยวข้องกับการจัดทำและการนำมาตรฐานการปฏิบัติงานใหม่สู่การปฏิบัติ ผู้จัดทำเอกสารนี้จึงต้องมี อำนาจ หน้าที่ ความสามารถที่จำเป็นซึ่งอาจรวมถึงการจัดการข้อโต้แย้ง เพราะระหว่างการทำ อาจต้องเกี่ยวข้องกับส่วนงานต่างๆที่อาจมีข้อโต้แย้งในเรื่อง เอกสารยาวๆ เอกสารมากไป ไม่อยากให้มีการกำหนดจุดควบคุมที่จำเป็นในเอกสาร ซึ่งรวมทั้งการประชุมที่ขาดประสิทธิผลเพื่อการจัดทำมาตรฐานงาน และปัญหาอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งรวมถึงการไม่เห็นด้วยและขัดขืนในการปฏิบัติตามมาตรฐานที่ได้จัดทำในขั้นสุดท้าย

การนำเสนอ การแจกจ่ายและการธำรงรักษา

มาตรฐานต้องได้รับการสื่อสาร จึงทำการประกาศเผยแพร่อย่างเหมาะสม ต้องมีการแจ้งให้ผู้ใช้เอกสารทราบถึงมาตรฐานที่ได้มีการออกประกาศใหม่ ซึ่งต้องอยู่ในรูปแบบที่จะทำให้สนใจ ไม่ว่าประกาศด้วยบอร์ดสื่อสาร หรือแม้กระทั่งมีพื้นที่เฉพาะที่ติดประกาศเอกสารมาตรฐานการปฏิบัติงาน การติดในที่เด่นชัด จัดวางอย่างตั้งใจ จะทำให้พนักงานในส่วนงานนั้นได้ตระหนักเห็นว่าองค์กรให้ความสำคัญกับสิ่งนี้ และต้องการให้พนักงานอ่านและปฏิบัติมาตรฐานการปฏิบัติงาน

 

doc3

 

รูป notice board / bookshelf ( from PD 3542 / www.bsishop.com)

เรื่องของสื่ออิเล็กทรอนิกส์

เอกสารระบบการบริหารงานคุณภาพอาจใช้ในสื่อประเภทใดก็ได้ เช่น กระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งข้อได้เปรียบของการใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์ มีมากมายดังต่อไปนี้

ก) บุคลากรที่เกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลที่ทันสมัยฉบับเดียวกันได้ตลอดเวลา
ข) การเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลงถูกกำหนดและควบคุมได้ง่าย
ค) การแจกจ่ายเอกสารทำได้ทันทีและควบคุมได้ง่ายโดยอาจมีทางเลือกในการสั่งพิมพ์เอกสารได้
ง) การเข้าถึงเอกสารจากสถานที่ห่างไกลสามารถทำได้
จ) การนำเอกสารที่เลิกใช้งานแล้วออกจากระบบทำได้ง่ายและมีประสิทธิผล
แต่ข้อเสียของสื่ออิเล็กทรอนิกส์ คือยากต่อการเห็นสำหรับพนักงานบางระดับหรือบางหน้าที่ ซึ่งทำให้มีแนวโน้มที่จะไม่ได้อ่าน ไม่มีใครปฏิบัติตาม เอกสารมาตรฐานการปฏิบัติงานย่อมไม่เกิดประโยชน์ได้ จึงจำต้องพิจารณาระบบการสื่อสารมาตรฐานการปฏิบัติงาน ให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย

ทีมงาน/คณะกรรมการ

เอกสารเป็นเพียงเศษกระดาษถ้าขาดการเห็นร่วมในมาตรฐานการปฏิบัติงานที่กำหนด เพราะหากไม่เห็นร่วมก็จะไม่นำไปปฏิบัติ ดังนั้นเทคนิคเพื่อให้มีการนำไปใช้ในวงกว้างสำหรับผู้ใช้เอกสารจึงสำคัญ การสื่อสารให้สัญญาน ให้ทุกคนตระหนักและให้ร่วมมือและต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติงานจึงเป็นส่วนสำคัญ
เอกสารใช้หลายฝ่ายหลายแผนก ทั้งผลิต จัดซื้อ จัดเก็บ จัดส่ง ขาย การตลาด บุคคล ผลิต ตรวจสอบ เมื่อการส่งสัญญานไม่ชัดจะทำให้แต่ละส่วนงานทำตามระบบของตนเอง ดังนั้นกรรมการมาตรฐานการปฏิบัติงานจึงควรจัดตั้งเพื่อการนี้ซึ่งควรประกอบด้วยกลุ่มคนที่มีความสนใจในการปรับปรุงองค์กร ปรับปรุงการมาตรฐานและสามารถส่งอิทธิพลต่อคนอื่นๆในส่วนงานตนเองและส่วนงานอื่นๆ การมีสมาชิกของกรรมการที่เป็นระดับอาวุโสมีความสำคัญ เพื่อให้ผู้จัดการระดับอาวุโสนี้พิจารณาว่ามาตรฐานอะไรควรต้องจัดทำ ต้องมี ตามลำดับความสำคัญและใครควรเป็นผู้เชี่ยวขาญพิเศษในเรื่องนั้นๆ
คณะกรรมการจะช่วยให้หน่วยงานที่ไม่เคยมีส่วนร่วมในการมาตรฐาน ให้เข้าใจและผ่านกระบวนการนี้ได้เป็นอย่างดี

ประชุมเมื่อจำเป็น
ระหว่างการวางแผนเมื่อมีผลิตภัณฑ์ใหม่ๆหรือมีกระบวนการใหม่ๆในองค์กร มาตรฐานที่มีอยู่อาจจำต้องได้รับการปรับปรุงหรือจัดทำขึ้นใหม่ การประชุมร่วมโดยให้ผู้จัดทำเอกสารหรือทีมงานการมาตรฐานการปฏิบัติงานเป็นสิ่งสำคัญ การกำหนดให้มีผู้มีส่วนร่วมจากทีมมาตรฐานหรือให้มีการปรับมาตรฐานในกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือ เมื่อมีนโยบายใหม่ กลยุทธ์ใหม่ จึงมีความจำเป็น

มีแบ๊ก

ทีมงานมาตรฐานการปฏิบัติงานที่ขาดการเชื่อมโยง ขาดการส่งเสริมจากผู้บริหารระดับสูง จะเป็นทีมงานที่ทำงานอย่างยากลำบาก ซึ่งมีส่วนทำให้ส่วนงานต่างๆ พนักงานจากส่วนงานต่างๆไม่ให้ความร่วมมือ การกำหนดอำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบของทีมงานให้ชัดเจนจึงมความจำเป็น และควรได้รับการพิจารณาเห็นควรและประกาศโดยเฉพาะจากผู้บริหารระดับสูง
เมื่อทำการนำเสนอสู่ผู้บริหารในส่วนการมาตรฐาน ทีมงานมาตรฐานจำต้องเตรียมการสื่อสารโดย
1. อย่าประชุมกับผู้บริหารระดับสูงในเรื่องเทคนิค และอย่าเวิ่นเว้อ จงสนใจที่กระบวนการและเป้าหมาย
2. สื่อสารโดยมองที่ต้นทุนกับสิ่งที่ได้มา อย่าเสียเวลากับเรื่องเล็กๆ
3. คุยทีละประเด็น ปัญหาคืออะไร สาเหตุคืออะไร และทางเลือกทีมี มีอะไร